Que devez-vous savoir sur la dématérialisation facture chez les fournisseurs ?
Vous interagissez souvent avec plusieurs fournisseurs dans le cadre de votre activité ? Comme vous le savez, tout achat auprès de ces prestataires fait l’objet d’une facture. Et c’est bien normal, puisqu’il s’agit ici d’une importante pièce justificative pour la tenue de votre comptabilité au quotidien. Néanmoins, le numérique est en train de révolutionner ce processus grâce à la dématérialisation facture des fournisseurs. Qu’est-ce que c’est ? Comment procéder ? Quels sont ses avantages ? Réponses !
La dématérialisation facture des fournisseurs, c’est quoi ?
La dématérialisation facture consiste à numériser le processus de traitement de ce type de document très utilisé en entreprise, de son émission à sa réception. Autrement dit, cette pratique minimise l’utilisation des factures en format papier sans pour autant faire l’impasse sur les archives. Elle va se démocratiser d’ici 2024, et c’est l’Etat qui l’impose. Pour obtenir plus d’informations à ce sujet, essayez ici!
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En tout cas, cette obligation tiendra compte de la taille de la boîte. En effet, les petites structures et les start-ups n’ont pas toujours les moyens d’assurer la réception des factures électroniques émises par les fournisseurs. Ce qui est sûr, c’est qu’il faudra respecter les normes légales et fiscales en vigueur pour l’émission des factures en format numérique.
Comment procéder à la dématérialisation facture des fournisseurs ?
Avant d’entamer la dématérialisation facture, vous devez d’abord réaliser un petit état des lieux des processus existants. Cela vous permettra de trouver la solution de dématérialisation la mieux adaptée à vos besoins. Ce diagnostic portera essentiellement sur les flux entrants et sortants, le système d’information de l’entreprise, le rôle et les responsabilités de chaque collaborateur…
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Ce n’est que par la suite que vous pourrez choisir une plateforme de dématérialisation. Vous avez deux options : le portail public de facturation (PPF) et la plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). Le choix vous appartient. Sachez toutefois qu’on peut combiner l’usage des deux en faisant transiter les flux par une PDP avant de les déverser dans le PPF.
La dématérialisation facture des fournisseurs peut représenter un projet informatique complexe. Ce sera donc nécessaire d’accompagner vos équipes par le biais de formations, d’une communication transparente et d’un soutien personnalisé…
Les bonnes raisons de dématérialiser les factures fournisseurs
La dématérialisation facture des fournisseurs offre un grand nombre d’avantages aux entreprises et à l’Etat. En effet, elle encourage les autorités publiques à s’engager davantage dans la lutte contre la fraude, en particulier celle se rapportant à la TVA. De plus, les intervenants n’auront pas à fouiller les armoires à dossiers pour trouver ce qu’ils cherchent. Un logiciel dédié gère le stockage des factures. Il suffira alors à l’administration fiscale de faire quelques clics pour accéder aux données des vendeurs et des acheteurs.
Du côté des entreprises, la dématérialisation des factures permet d’améliorer la fiabilité et la sécurité du processus de facturation ainsi que la gestion des données. Comme pour l’Etat, l’accès aux documents est facilité. Ce qui offre un gain de temps considérable, un temps que vous pourrez consacrer à votre cœur de métier, optimisant ainsi votre productivité.
Pour les deux parties, la dématérialisation facture réduit les risques d’erreurs occasionnées par les saisies manuelles. Elle minimise également les pertes et les falsifications tout en allégeant le processus de traitement…